Pixelated.

Vergadering organiseren mbv je Teamsite

March 19, 2008 1:32 pm Jaap van der Veen Surfgroepen

In deze blog leg ik uit hoe je de mogelijkheid kunt creëren een vergadering te organiseren met behulp van je Teamsite. Deze functionaliteit heeft bij je Teamsite de naam ‘Meeting’. In de toekomst zal ik uitleggen hoe de organisatie van een Meeting precies verloopt en wie welke rechten binnen deze Meeting functionaliteit heeft. Mensen met lagere rechten bijvoorbeeld kunnen namelijk geen nieuwe Meetings organiseren, maar kunnen een Meeting wel aanvullen met agendapunten en documenten die van belang zijn voor de Meeting. Goed. Deze blog gaat dus over de installatie van de Meeting functionaliteit! De Meeting functionaliteit heeft niks te maken met Adobe Connect!

Om een Meeting mogelijkheid te installeren moet je ‘Full Control’ op je Teamsite hebben. Je doorloopt de volgende stappen vanaf de centrale pagina van de Teamsite:

1. Klik aan de rechterkant van de Teamsite op de knop ‘Site Actions’ en klik vervolgens op ‘Create’
2. Klik onder het kopje ‘Web Pages’ op de link ‘Sites and Workspaces’
3. Je krijgt nu een hele rits invulvakjes en dergelijke. Ik loop de belangrijksten even met je door.
4. Bij ‘Title’ en ‘Description’ voer je een goede titel en beschrijving in. De titel wordt op elke pagina van de Meetingfunctionaliteit weergeven. Geef dus een globale titel, iets van ‘Teamvergaderingen’ of ‘Bijeenkomsten’
5. Bij ‘URL name’ geef je een woord op waarmee je je Meeting functionaliteit rechtstreeks kunt benaderen. merk op dat je je meeting dus openbaar kunt maken! check hiervoor een van mijn andere blogs
6. Bij ‘Select a Template’ klik je op het tabblad ‘meetings’ en kies in dit geval voor ‘Basic Meeting Workspace’. klik voor de lol ook eens andere opties aan en kijk watvoor beschrijving er verschijnt! Je kunt dus ook een bedrijfsuitjes workspace ( Social Meeting Workspace ) creëren als je dat wilt!
7. Vervolgens maak je nog de keuze of je voor de Meeting workspace dezelfde rechtenstructuur als de Teamsite wilt laten gelden of niet…
8. Er zijn nog een paar opties voor plaatsing van de link naar de meeting workspace, die opties staan voor mij goed.
9. Klik op ‘create’ en je Meeting Workspace zal worden gemaakt.

Nu lijkt het in eerste instantie zo dat je maar 1 meeting kunt maken en dat je deze steeds moet bewerken zodat hij als nieuwe meeting kan worden gebruikt. Dit is echter niet zo! Door het aanmaken van nieuwe ‘pages’ (site actions aanklikken en vervolgens kiezen voor add pages) kun je meerdere meetings organiseren! Geef als naam dus een datum waarop de meeting plaatsvind!

Succes!